Retningslinjer for brug af reklamer og sponsorer

Her kan du læse, hvordan du skal forholde dig, hvis du ønsker at bruge reklame og/eller sponsorer og hvilke retningslinjer, der gælder på området.

Retningslinjerne for reklamer og sponsorater skal bidrage til at sikre:

• At ansatte, brugere og bestyrelser er bekendt med muligheder og begrænsninger i forhold til brug af reklamer og modtagelse af sponsorstøtte
• At der er generel viden om, hvordan man agerer i forhold til brug af reklamer og modtagelse af sponsorstøtte særligt i form af moralske og etiske hensyn.

Retningslinjerne for brug af reklame og sponsorer omfatter:

• aftaler, hvor en institution eller afdeling indgår en aftale om opsætning af reklamer på bygninger eller løsøre mod betaling, og aftaler, hvor en institution eller afdeling modtager bygninger eller løsøre mod, at disse bruges til at reklamere for andre.

• aftaler, hvor en erhvervsdrivende stiller produkter til rådighed for en institution eller afdeling i reklameøjemed, enten ved, at den erhvervsdrivende informerer offentligheden om dette, eller ved, at den erhvervsdrivende reklamerer for sine produkter overfor institutionen eller afdelingens brugere.

Retningslinjerne gælder også for brug af materiale, der er modtaget fra en erhvervsdrivende uden opfordring.

Ved udbud af opgaver/ved indgåelse af driftsaftaler med selvejende institutioner skal der i kontrakten/driftsaftalen stilles krav om, at Hillerød Kommunes retningslinjer for reklamering og sponsering overholdes.

Vejledningen omfatter ikke reklamer, der er reguleret af andre regler. Det gælder bandereklamer på idrætsanlæg og reklamer på busskure og informationstavler på offentlig vej.

Forskellen mellem reklame og sponsorering
Grænsen mellem reklame og sponsorering er flydende. Reklamering er, når Hillerød Kommune mod betaling reklamerer for et givent produkt eller ydelse. Det kan for eksempel være i form af:

• reklamer på biler,
• reklamer på bygninger eller institutioner
• reklamer på løsøre, fx tøj, inventar, kommunikationsmateriale mv.

Der må ikke reklameres i elektroniske medier, fx på kommunens hjemmeside eller en institutions egen hjemmeside eller intranettet.

Sponsorstøtte er, når Hillerød Kommune direkte eller indirekte modtager støtte fra erhvervslivet i form af materialer, penge eller andet. Det kan eksempelvis være i form af:

• økonomisk støtte til konkrete arrangementer, serviceydelser (undervisning, underholdning el. lign)
• undervisningsmaterialer, legetøj eller andre materialer.

Neutralitet og saglighed
Hillerød Kommune er neutral og saglig i den måde, kommunen varetager sine opgaver på. Indgåelse af reklame- og sponsoraftaler sker med respekt for kommunens neutralitet i forhold til borgere, leverandører m.v. og varetagelse af saglige hensyn.

Hillerød Kommune reklamer derfor ikke eller indgår aftaler om sponsorstøtte med følgende og tilsvarende organisationer:
• Politiske partier og bevægelser og hertil valgte medlemmer eller opstillede kandidater
• Arbejdsgiverorganisationer
• Fagforeninger
• Religiøse bevægelser

Brug af materiale i undervisningsøjemed udarbejdet af ovenstående betragtes ikke som reklame eller sponsorstøtte. Såfremt Hillerød Kommunes logo, navn eller andet fremgår af kommunens løsøre, skal dette respekteres ved salg af reklameplads eller sponsorstøtte.

Standardaftaler
Hvem kan indgå aftaler og hvem er ansvarlig?
Vær opmærksom på, at det kun er lederen af en institution eller afdeling, som kan indgå en kontrakt om reklamer eller sponsorater, og som er ansvarlig for at indholdet af aftalen er i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Før du indgår en aftale
Institutionens bestyrelse, bruger-, pårørenderåd eller tilsvarende skal inddrages i beslutningen, hvor det er relevant.

Inden du indgår aftaler om reklamering og sponsorering eller anvender reklamemateriale, skal Jura, og Kommunikation orienteres. Herudover skal Indkøb ind over med henblik på at fastlægge markedspris. Hvis reklamen skal opsættes udendørs på legepladsredskaber, en bygning eller lign. skal Ejendomme ligeledes godkende aftalen. Det kræver byggetilladelse og evt. landzonetilladelse at opsætte en reklame på en bygning. Yderligere oplysning om dette kan fås hos By og Miljø.

Krav til indholdet i aftalerne
Hillerød Kommune har pligt til at sikre, at reklamen overholder markedsføringslovens regler, selv om det er private reklamer, kommunen sælger reklameplads til. Det er derfor vigtigt, at reklamen er udformet, så den er i overensstemmelse med markedsføringsloven og ikke virker stødende.

Kommunen er særlig opmærksom ved markedsføring, der retter sig mod børn og unge, der som udgangspunkt er letpåvirkelige.
Aftalen bør indeholde en bestemmelse om, at den kan opsiges, hvis reklameringen viser sig at være i strid med markedsføringslovgivningen.

Hvad siger markedsføringsloven?
Ifølge markedsføringsloven er der blandt andet følgende krav til reklamering/markedsføring:
• Reklamer skal udformes på en sådan måde, at ingen, der ser reklamen eller bliver udsat for reklamepåvirkning, må være i tvivl om, at der er tale om reklame
• Det skal fremgå af reklamen, hvem, der står bag den, eksempelvis med oplysning om annoncørens firmanavn, logo eller lignende
• Reklamer, der retter sig mod børn og unge må ikke udformes på en sådan måde, at de udnytter børn og unges naturlige godtroenhed, mangel på erfaring og kritisk sans eller den omstændighed, at børn og unge er lette at påvirke og nemme at præge
• Reklamer rettet mod børn og unge må ikke direkte eller indirekte opfordre til vold, anvendelse af rusmidler, herunder alkohol og tobak, eller anden farlig eller hensynsløs adfærd, eller på utilbørlig måde benytte sig af vold, frygt eller overtro som virkemidler
• Markedsføringen må ikke opmuntre til handlinger i strid med almindelig sikkerhed, farlig, sundhedsskadelig eller miljøskadelig adfærd, eller uden grund vise børn og unge i farlige situationer
• Markedsføringen må ikke misbruge børn og unges loyalitetsfølelse. Ligeledes må markedsføringen ikke underminere sociale værdier, f.eks. ved at give indtryk af, at barnet eller den unge vil blive bedre stillet, såfremt man ejer eller bruger det pågældende produkt, eller bliver ringere stillet, såfremt man ikke gør det. Markedsføringen må heller ikke underminere forældres eller andres autoritet, ansvar, dømmekraft eller smag, eller indeholde direkte opfordring til at overtale forældre eller andre til at købe det reklamerede produkt

Der må ikke reklameres for usunde fødevarer, eksempelvis slik, chips, sodavand. m.v. Reklamer må ikke virke stødende

Forbrugerombudsmanden har offentliggjort en vejledning om Børn, Unge og Markedsføring. Vejledning om børn og unge og marketing

Lederen af institutionen skal være opmærksom på, at anden lovgivning eller lokalplaner kan begrænse adgangen til reklamering, herunder følgende:
• Lov om forbud mod tobaksreklamer.
• Lov om etnisk ligestilling, hvorefter ingen må udsættes for direkte eller indirekte forskelsbehandling på grund af race, etnisk oprindelse, køn eller religion.
• Naturbeskyttelsesloven, hvorefter reklameskilte i det åbne land er forbudt.

Skabeloner til standardaftaler
Hillerød Kommune har lavet en række skabeloner til aftaler om reklame eller sponsorering. Du finder skabelonerne her:

Standardaftale for sponsorater
Lejeaftale for reklameplads

Salg af reklameplads
En institution eller afdeling, der ønsker at indgå en reklameaftale, skal opkræve markedsprisen herfor. Markedsprisen er den højest opnåelige pris. Kravet om markedspris sikrer, at kommunen ikke giver indirekte støtte til erhvervsdrivende via reklamer.

I tilfælde hvor aftalen går ud på, at der stilles bygninger eller løsøre til rådighed for institutionen kan modparten alene stille krav om at få den reklameværdi, der følger af sædvanlig brug heraf, som modydelse. Der kan således ikke stilles krav om, at institutionen eller dens brugere deltager i markedsføring, der ligger ud over sædvanlig brug, herunder eksempelvis testning, udarbejdelse af reklamemateriale eller lignende, eller særlige krav om eksponering, eksempelvis, at biler og andre køretøjer, der forsynes med reklamer, skal anvendes i et bestemt omfang eller lignende.

Hvis en reklame- eller sponsoraftale er forbundet med udgifter, der ikke er dækket af modparten, afholder institutionen eller afdelingen selv eventuelle udgifter inden for eget budget.

Reklame- og sponsorindtægt
Indtægter som led i reklame- eller sponsorvirksomhed tilfalder den eller de forvaltninger/institutioner, der har medvirket til at tilvejebringe indtægten.

Moms
Ved indgåelse af reklameaftaler, hvor der modtages et vederlag, skal du være opmærksom på, at indtægten herfra er momsbelagt. Hvis der indgås en aftale, hvorefter institutionen modtager 100.000 kr., vil institutionen kun opnå en indtægt på 80.000 kr. i driftsregnskabet, hvorimod resten 20.000 kr., er moms.
Det kan derfor anbefales, at aftalen om pris formuleres således, at man aftaler et beløb med tillæg af moms.

Bistand og opfølgning
Har du spørgsmål om retningslinjerne for reklame og sponsorer eller ønsker du bistand til at formulere indhold i en kontrakt, er du velkommen til at henvende dig til Jura.

Retningslinjerne for brug af reklame og sponsorer evalueres af Jura og Kommunikation efter to år og resultatet forelægges direktionen.

Siden blev senest opdateret d. 07-05-15

Hillerød Kommune

Trollesmindealle 27
3400 Hillerød
Telefon 7232 0000
Fax 7232 3213
Skriv til Hillerød Kommune
CVR nr. 2918 9366

EAN numre

Åbningstider

Mandag - onsdag kl. 10 - 15
Torsdag kl. 12 - 18
Fredag kl. 10 - 13

Nyhedsbrev

Tilmeld dig vores nyhedsbreve her

RSS